BPM y Workflow para la gestión de procesos

Hace ya tiempo que en el sector informático se escucha de forma habitual la palabra Workflow (flujo de trabajo) como una forma de definir los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. Los sistemas de flujo de trabajo, control y gestión de procesos de trabajo, o BPM (Business Process Management) tienen el objetivo de integrar a las personas, los ordenadores y los procesos con objeto de reducir tiempo y aumentar el control en la ejecución de cualquier trabajo.


Un flujo de trabajo se puede controlar de forma manual o informatizada, aunque lo más habitual es que se integren ambos métodos de control de procesos. Partiendo de un esquema de workflow se organizan tareas y recursos mediante reglas que facilitan y simplifican el control de un determinado proceso dentro de una empresa.

El objetivo que se persigue con un esquema workflow es la máxima normalización de los procesos de trabajo con control absoluto de todos y cada uno de los pasos de cada tarea. La gran revolución se produce cuando se consigue llevar el esquema de trabajo desde el papel y control manual hasta un software para controlar los procesos desde un ordenador.

Los sistemas de flujo de trabajo tienen en particular una aplicación muy importante en la gestión documental. La gran cantidad de documentación que se genera dentro de cada oficina, sigue normalmente un número determinado de caminos o procesos que tienden a repetirse y son susceptibles de ser modelizados en un esquema workflow y por tanto automatizados en una herramienta de gestión documental con workflow que ahora, además, puede estar en la nube accesible desde cualquier lugar.

Las herramientas que permiten implementar un flujo de trabajo optimizado están especialmente demandadas en la actualidad por las grandes corporaciones. Facilitan el trabajo en equipo y que no haya dudas a la hora de tomar decisiones sobre la metodología de trabajo para un determinado proceso. Permiten sobre todo tener descentralizadas las actividades de tipo administrativo o comercial con el consiguiente beneficio para la coordinación de grandes empresas.

Antes de continuar, deberíamos matizar que un proceso de trabajo se puede aplicar a cualquier empresa o proyecto, lógicamente dependerá de la tipología de organización que se puedan automatizar más o menos partes de los procesos. Como ya se ha comentado anteriormente, las actividades que más fácilmente se pueden incorporar en un workflow son las administrativas, es muy habitual que se repitan la gran mayoría de los procesos a realizar mes a mes, y que además esas tareas o procesos sean exactamente las mismas con pequeñas variaciones dentro de cada departamento u oficina de la empresa.

¿Qué ventajas supone implementar un flujo de trabajo?

Todos los expertos en productividad empresarial recomiendan la adopción de sistemas de flujo de trabajo (BPM) para todos aquellos procesos que sean susceptibles de ser automatizados. Esto no es nada nuevo, lo que ocurre es que ahora lo podemos implementar con aplicaciones informáticas que además funcionan un paso más allá de la tradicional red local, funcionan en la nube.

Las ventajas que citan todos los especialistas en productividad son entre otros los que citamos a continuación:

  • Mejora del seguimiento y control de procesos gracias a una normalización en la metodología de trabajo.
  • Mejora de la productividad general y eficiencia entre departamentos. Permite un ahorro en los tiempos de ejecución para la gran mayoría de los procesos.
  • Muchos de los problemas que pueden surgir dentro de un proceso de trabajo son conocidos por anticipado, por tanto, el esquema de flujo de trabajo permite adelantarnos a posibles fallos y anticiparse a las soluciones.
  • Facilita la circulación de la información dentro de la propia empresa y por tanto se disminuyen los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y proveedores.

La previsión y orden adecuado en las tareas a realizar siempre ha sido una garantía de eficacia en cualquier proyecto. Con la globalización empresarial, el control manual se hace en muchas ocasiones imposible, y en cualquier caso, una aplicación de gestión del flujo de trabajo en la nube bien planteada ahorra muchísimo tiempo, dinero y disgustos a las empresas.

Una adecuada integración con los datos de los que dispone la empresa como pueden ser correos electrónicos, direcciones de mensajería, datos para la facturación, y otro tipo de bases de datos, facilitan enormemente las labores administrativas dentro de cualquier empresa.

Bien, ya conocemos las ventajas que supone la implantación de una herramienta BPM (Business process management) para el control de procesos diario en la empresa. El siguiente reto es conseguir que la herramienta sea sencilla de comprender y fácil de implementar, es muy probable que el software de gestión documental y procesos R2 Docuo sea el adecuado para ayudarle a conseguir una mejor gestión de su empresa.